GDPR / Zpracování osobních údajů

25. května 2018 nabylo účinnosti nové Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 – GDPR (dále jen „GDPR“) o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Osobní údaje a jejich zpracování

Dle GDPR se za osobní údaj považuje jakýkoliv údaj, který umožňuje identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Zpracování osobních údajů je jakýkoli úkon nebo soubor úkonů, které správce nebo zpracovatel s osobními údaji systematicky provádí. Zpracováním se rozumí zejména shromažďování, zaznamenávání, ukládání, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, používání, třídění apod.

Rozsah zpracovávaných údajů

Všechny osobní údaje našich klientů, které zpracovává a uchovává společnost Sociální služby města Rychnov nad Kněžnou, o. p. s., jsou získány od subjektu údajů na základě Zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů, a dále na základě vyhlášky o zdravotnické dokumentaci č. 372/2011 Sb., tj. na základě legislativního důvodu či pro plnění smlouvy a jsou vedeny v tomto rozsahu:

  1. Jméno a příjmení klienta.
  2. Datum narození.
  3. Adresa trvalého pobyt.
  4. Doručovací adresa.
  5. Adresa poskytování sociální služby.
  6. Adresa místa poskytování zdravotní péče.
  7. Popis nepříznivé sociální situace.
  8. Členství v odboji, PTP.
  9. Údaje z ošetřovatelské anamnézy.

Nad rámec zákonných důvodů je v některých případech evidována:

  1. E-mailová adresa.
  2. Telefonní kontakt.
  3. Kontaktní osoba zvolená klientem
  4. Heslo, kterým se klientem určená kontaktní osoba prokáže při získávání informací o dané osobě
  5. Výše příspěvku na péči
  6. Údaje za účelem tvorby a aktualizace osobního plánu

Osobní údaje uvedené v bodech j) a k) se jedná se o oprávněný zájem naší společnosti pro zajištění bezpečnosti a ochrany důležitých zájmů klienta. Údaje jsou využívány buď na základě žádosti klienta (přeje si zasílat vyúčtování služeb e-mailem) nebo v případě ochrany klienta pro rychlé řešení krizových situací (oznámení změn v poskytování služby).

V případě zbývajících bodů l) až o) se jedná o zpracování na základě svobodného výslovného souhlasu. Ten je ve většině případů poskytnut po dobu poskytování sjednaných služeb naší společností a lze jej osobně odvolat, v kanceláři vedení Sociální služby Rychnov nad Kněžnou, o.p.s., a to kdykoli během pracovní doby společnosti a po ověření totožnosti.

Pověřenec

  • Společnost Sociální služby města Rychnov nad Kněžnou, o. p. s. má svého pověřence pro ochranu osobních údajů, který dohlíží na soulad zpracovávaných údajů s GDPR.
  • Pověřencem byl jmenován: Mgr. Karel Rejent, e-mail: rejent@ictplus.cz

Zabezpečení

  • Jednotlivé písemné spisy klientů jsou uloženy po dobu platného smluvního vztahu v uzamčených skříních a poté jsou přesunuty do spisovny firmy, kam má přístup pouze pověřená osoba. Po uplynutí skartační lhůty, která činí 5 nebo 10 let (záleží dle povahy dokumentu) od ukončení smluvního vztahu, jsou skartovány.
  • Elektronické údaje klientů jsou zpracovávány v programu dodávaném firmou Petr Zajíc software, případně Tomšů Software s.r.o. a jsou uchovávány dle skartační doby 5 nebo 10 let.
  • Osobní údaje zpracovávané elektronickou formou jsou zabezpečeny na úrovni obecně platných standardů, které jsou neustále monitorovány a průběžně testovány a modernizovány.
  • Pro zvýšení ochrany Vašich osobních údajů jsme přijali řadu interních opatření, vč. dokumentů (např. Směrnice pro ochranu osobních údajů aj.)

Důležité informace pro klienty

  • Každý klient má právo uváděné údaje v rozsahu oprávněného zájmu kdykoliv opravit, blokovat či nesprávné údaje určit k likvidaci jejich výmazem. S osobními údaji, zpracovávanými v rámci platné legislativy, lze takto manipulovat až po uplynutí povinné zákonné lhůty, určené k jejich uchovaní.
  • Proti zpracování údajů nebo s jakýmkoli jiným podnětem se klient může kdykoliv písemně obrátit se svou stížností nebo námitkou na našeho pověřence, případně i také přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů, na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
  • Klient má právo bezplatně požádat o nahlédnutí na zpracovávané údaje k jeho osobě, popřípadě o poskytnutí kopií dokladů s jeho údaji v rámci rozsahu, který stanovuje čl. 15 GDPR.
  • Dovolujeme Vás si upozornit, že poskytnutí informací nad rámec čl. 15 GDPR, odst. 5, písm. b), bude správcem účtováno dle č. 15, odst. 3. Bude zpoplatněno podle aktuálně platného ceníku společnosti Sociální služby města Rychnov nad Kněžnou, o. p. s. 
  • Vyhovět žádosti o vydání kopií dokladů s osobními údaji klienta dle, případně nad rámec č. 15 GDPR bude možné pouze po ověření jeho totožnosti a na základě písemné žádosti. 
  • Je-li žádost o přístup k údajům zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se stále opakuje, může společnost Sociální služby města Rychnov nad Kněžnou, o. p. s odmítnout žádosti vyhovět.
  • Jakékoli osobní údaje našich klientů nejsou nikde a nikomu poskytovány nebo zpřístupňovány.

Důležité upozornění

Upozorňujeme všechny klienty a občany, že vnitřní a vnější veřejný prostor společnosti je monitorován kamerovým systémem se záznamem, který se ve firmě ukládá po dobu 14 dnů. Důvodem k jeho provozu je oprávněný zájem společnosti, tedy ochrana majetku společnosti a zajištění bezpečí a zdraví všech osob, pohybujících se v areálu společnosti. Záznamy z kamerového systému se zpracovávají v sídle společnosti, jsou zajištěny proti jejich zneužití a nejsou předávány žádné třetí straně, vyjma Policie ČR (důkazní materiál při možném majetkovém deliktu).

A dále si dovolujeme upozornit, že ze společenských akcí, pořádaných Sociálními službami Rychnov nad Kněžnou, o.p.s. může být pořizován audiovizuální záznam. Ten nebude sloužit ke komerčním účelům, ale pouze pro potřeby propagace společnosti na jejích webových stránkách či v regionálním tisku (např. v městském zpravodaji apod.).

Kontakt na ředitele společnosti:

Bc. Hana Skořepová
ředitelka společnosti Sociální služby města Rychnov nad Kněžnou, o. p. s